Quels documents demander à un freelance ?

Un dossier incomplet, et c'est votre entreprise qui se retrouve solidairement responsable des dettes sociales et fiscales du prestataire avec des redressements qui dépassent régulièrement les 150 000 €.

Voici la liste exhaustive et à jour des documents à collecter, selon le statut et la nationalité de votre freelance, ainsi que les bonnes pratiques pour rester conforme sans perdre des heures.

Pourquoi vérifier les documents d'un freelance est une obligation légale

L'obligation de vigilance est encadrée par les articles L.8222-1 et D.8222-5 du Code du travail. Elle impose à tout donneur d'ordre de vérifier la conformité sociale et fiscale de ses prestataires.

Concrètement, dès que le montant cumulé d'un contrat atteint 5 000 € HT, vous devez collecter et conserver une série de documents :

• À la signature du contrat

• Tous les 6 mois pendant toute la durée de la mission

⚠️ Le seuil de 5 000 € s'apprécie de manière globale, pas facture par facture. Plusieurs petites factures qui cumulent 5 000 € déclenchent l'obligation, même si chacune fait 800 €.

Cette règle s'applique quel que soit le statut du freelance : micro-entrepreneur, société, ESN, ou freelance international.

Le socle commun : les documents à demander à tout freelance

Avant même de regarder le statut, deux documents sont systématiques :

🪪 Pièce d'identité en cours de validité

• Carte nationale d'identité (recto-verso) ou passeport

• Doit être lisible et non périmée

• Sert à confirmer l'identité du signataire du contrat

💳 RIB professionnel

• Pour le paiement des factures

• Doit être au nom de l'entreprise (pas du compte personnel du dirigeant)

Les documents selon le statut juridique du freelance

C'est ici que ça se complique. La liste varie selon que votre freelance est en micro-entreprise, en société, ou installé à l'étranger.

📋 Si votre freelance est en micro-entreprise (auto-entrepreneur)

L'attestation de vigilance prouve que le freelance est à jour de ses cotisations sociales. C'est le document central de l'obligation de vigilance.

💡 Astuce conformité : tapez le numéro de sécurité de l'attestation directement sur le site de l'URSSAF pour vérifier son authenticité. Une attestation falsifiée vous expose au même titre qu'une attestation manquante.

🏢 Si votre freelance est en société (SASU, EURL, SARL, SAS…)

Le Kbis est la "carte d'identité" officielle de l'entreprise. Il atteste de :

• L'existence juridique

• L'adresse du siège

• L'identité du dirigeant

• L'absence de procédure collective en cours

⚠️ Cas particulier : si le freelance ne se rémunère pas via sa société (rare mais possible), l'attestation de vigilance peut ne pas être délivrée. Demandez alors une attestation sur l'honneur.

🌍 Si votre freelance est établi à l'étranger

Le dispositif est aménagé mais reste exigeant :

• Pièce d'identité (passeport en priorité)

• Certificat d'immatriculation équivalent au Kbis dans son pays

• Numéro de TVA intracommunautaire si dans l'UE

💡 Si vous gérez plusieurs freelances internationaux, envisagez une plateforme qui adapte automatiquement les exigences au pays de résidence — c'est exactement ce que fait Folkyn sur le KYC.

Les documents fortement recommandés (mais non obligatoires)

Ces documents ne sont pas exigés par l'URSSAF, mais ils protègent votre entreprise en cas de litige :

• Attestation d'assurance RC Pro (responsabilité civile professionnelle) : couvre les dommages que le freelance pourrait causer dans le cadre de la mission

• Attestation de régularité fiscale : prouve que le freelance est à jour de TVA et IS

• Diplômes et certifications pour les métiers techniques

Pour certaines activités réglementées (bâtiment, transport, santé, formation), la RC Pro est obligatoire — pas optionnelle.

Les documents spécifiques selon le métier

Au-delà du statut juridique, certains métiers exigent des justificatifs supplémentaires :

🎓 Organisme de formation

• Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) délivré par la DREETS

• Bilan pédagogique et financier (BPF) si l'activité a démarré

• Certification Qualiopi pour les formations financées par fonds publics ou OPCO

🚗 Chauffeur / VTC / Livreur

• Permis de conduire correspondant à la catégorie

• Carte professionnelle VTC (préfecture) le cas échéant

• Attestation de capacité de transport pour les marchandises

🏗️ BTP et travaux

• Assurance décennale (obligatoire)

• Qualification Qualibat ou équivalent

• Carte BTP des intervenants sur chantier

🏥 Santé et réglementé

• Diplômes d'État

• Inscription à l'ordre professionnel

• Agréments spécifiques selon l'activité

⏰ Attention aux dates de péremption

C'est le piège classique : vous avez collecté tous les documents au démarrage, mais 8 mois plus tard, l'attestation URSSAF est périmée. Vous n'êtes plus conforme.

🚨 Cas réel : en décembre 2024, la Cour d'appel de Paris a confirmé un redressement URSSAF de 168 989 € (dont 48 242 € de majorations) à l'encontre d'un donneur d'ordre qui n'avait pas vérifié la cohérence d'une attestation pourtant collectée. Le simple fait de la posséder ne suffit pas : il faut l'authentifier et la renouveler.

Que risque-t-on à ne pas demander ces documents ?

Les sanctions sont à la hauteur du risque réel :

1. Solidarité financière

Si votre freelance est reconnu coupable de travail dissimulé, vous êtes solidairement responsable du paiement de :

• Ses cotisations sociales impayées

• Ses impôts dus

• Les rémunérations de ses éventuels salariés

• Les majorations URSSAF

2. Amendes pénales

• 45 000 € d'amende pour les personnes physiques + 3 ans d'emprisonnement

• 225 000 € d'amende pour les personnes morales

• Peines aggravées si le travail dissimulé concerne des mineurs

3. Annulation des exonérations sociales

L'URSSAF peut annuler les exonérations et réductions de cotisations dont votre entreprise a bénéficié pendant toute la période d'infraction. Pour une PME, c'est potentiellement plusieurs dizaines de milliers d'euros.

4. Risque réputationnel

Pour les entreprises de plus de 5 000 salariés en France (ou 10 000 dans le monde), la non-conformité peut être rendue publique via le plan de vigilance obligatoire (article L.225-102-4).

RGPD : comment conserver ces documents en sécurité

Les documents collectés sont des données personnelles sensibles. Vous ne pouvez pas les laisser traîner dans des emails ou des Drive partagés.

Quelques règles à respecter :

• Accès restreint : seules les personnes habilitées (DAF, ops, légal) doivent pouvoir consulter

• Durée de conservation limitée : 5 ans après la fin du contrat est généralement suffisant pour couvrir les contrôles URSSAF

• Chiffrement des fichiers stockés

• Hébergement en Europe pour rester conforme RGPD

• Traçabilité des accès (qui a consulté quoi, quand)

Si vous gérez plus de 5 freelances, un tableur Excel ne tient plus la route. Vous avez besoin d'une plateforme qui automatise la collecte, surveille les péremptions et trace les accès.

Comment Folkyn simplifie tout ça

Concrètement, voilà ce que ça donne avec Folkyn :

• Onboarding automatisé : OCR + IA qui extrait et vérifie chaque document

• Exigences adaptées au statut et au pays du freelance

• Alertes automatiques avant chaque péremption

• Données hébergées en Europe, conformes RGPD

• Vérification d'authenticité des attestations URSSAF en un clic

Vous ne ratez plus une attestation expirée et vous gardez une trace probatoire complète en cas de contrôle.

FAQ

Faut-il demander ces documents pour une mission inférieure à 5 000 € ?

L'obligation légale ne s'applique pas, mais c'est fortement recommandé. Le seuil s'apprécie en cumulé : si vous prolongez la mission, vous le franchirez vite.

Que faire si le freelance refuse de transmettre ses documents ?

Pas de documents = pas de contrat. Un freelance professionnel a l'habitude et fournit ces pièces sans difficulté. Un refus est un signal d'alerte sur sa régularité.

L'attestation de vigilance suffit-elle à elle seule ?

Non. Elle prouve la régularité sociale, mais pas l'existence juridique (Kbis ou RNE) ni l'identité du signataire (CNI). Les trois sont complémentaires.

Combien de temps faut-il conserver les documents après la fin de la mission ?

5 ans minimum est une bonne pratique pour couvrir les délais de prescription URSSAF (3 ans, étendu à 5 ans en cas de travail dissimulé).

Que faire si l'URSSAF me signale que mon freelance est en infraction ?

Vous devez enjoindre le freelance de régulariser sa situation par lettre recommandée AR, en application de l'article L.8222-6 du Code du travail. Sans réponse, le contrat doit être rompu.

En résumé

Demander les bons documents à un freelance, ce n'est pas de la paperasse c'est votre bouclier juridique. Trois principes à retenir :

1. Adaptez la liste au statut (micro / société / étranger) et au métier

2. Vérifiez la validité à la signature et tous les 6 mois

3. Conservez de manière sécurisée pendant 5 ans minimum

L'obligation de vigilance ne pardonne pas l'amateurisme. Industrialisez ce processus dès maintenant votre futur contrôle URSSAF vous remerciera.