Politique de Confidentialité – Freelances

1. Responsable du traitement

Les données personnelles collectées via la plateforme Folkyn sont traitées par :

Folkyn SAS

7 allées de Chartres, 33000 Bordeaux

Email : contact@folkyn.com

DPO : dpo@folkyn.com

Dans le cadre de certaines opérations réalisées pour le compte des entreprises clientes utilisant la plateforme, Folkyn peut intervenir en qualité de sous-traitant au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD »).

2. Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation de la plateforme, Folkyn peut collecter et traiter les catégories de données suivantes :

Informations d'identité et professionnelles

• nom, prénom ;
• adresse email et numéro de téléphone ;
• adresse postale ;
• statut juridique ;
• numéro SIREN/SIRET ;
• numéro de TVA intracommunautaire ;
• informations relatives à l'activité professionnelle.

Documents administratifs et justificatifs

• pièce d'identité ;
• extrait Kbis ;
• attestation URSSAF ;
• attestations d'assurance ;
• certifications ou autorisations administratives ;
• tout document nécessaire aux obligations de conformité du Client.

Informations financières et administratives

• coordonnées bancaires ;
• factures ;
• notes de frais ;
• justificatifs comptables ;
• informations de paiement le cas échéant.

Données d'activité

• comptes rendus d'activité ;
• historique des missions ;
• données de connexion et journaux techniques ;
• informations relatives aux accès et équipements fournis dans le cadre des missions.

3. Finalités des traitements

Les données sont collectées et traitées afin de permettre :

• la création et la gestion des comptes utilisateurs ;
• la vérification de l'identité et de la conformité documentaire des freelances (KYC/KYB) ;
• la gestion administrative des missions ;
• la génération, la signature et l'archivage des contrats ;
• la gestion des comptes rendus d'activité ;
• l'émission et le suivi des factures et notes de frais ;
• la gestion des accès et équipements mis à disposition par les Clients ;
• le respect des obligations légales, réglementaires et contractuelles applicables ;
• la sécurisation et l'amélioration de la plateforme.

4. Bases légales des traitements

Les traitements réalisés par Folkyn reposent notamment sur :

• l'exécution des relations contractuelles entre Folkyn, le Client et le freelance ;
• le respect des obligations légales et réglementaires ;
• l'intérêt légitime de Folkyn et de ses Clients à assurer la conformité, la sécurité et le bon fonctionnement de la plateforme.

5. Accès aux données

Les données peuvent être accessibles :

• aux entreprises clientes ayant invité le freelance sur la plateforme ;
• aux équipes habilitées de Folkyn SAS ;
• aux prestataires techniques intervenant pour l'hébergement, la maintenance, la sécurité ou la signature électronique ;
• aux partenaires commerciaux lorsque le freelance ou le Client active une offre, une mise en relation ou un service proposé en partenariat : des données strictement nécessaires peuvent alors être transmises, sur la base légale applicable et sous réserve des informations communiquées au moment de l'activation (à titre d'exemple : Orus, Indy, Alan selon les intégrations ou programmes disponibles) ;
• aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'exige.

Folkyn limite strictement les accès aux seules personnes habilitées dans le cadre de leurs fonctions.

6. Hébergement et sécurité

Les données sont hébergées sur les infrastructures d'Amazon Web Services (AWS) situées au sein de l'Union européenne.

Folkyn met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir :

• la confidentialité des données ;
• leur intégrité ;
• leur disponibilité ;
• leur protection contre tout accès non autorisé, perte, destruction ou divulgation.

7. Durée de conservation

Sauf obligation légale ou réglementaire contraire, réquisition d'une autorité compétente ou nécessité probatoire spécifique, les durées suivantes s'appliquent à compter de la clôture ou de la suppression du compte du freelance ou de la cessation d'usage des fonctionnalités concernées :

• données techniques, journaux de connexion et traces de sécurité : douze (12) mois au plus ;
• données et documents à finalité contractuelle (missions, contrats, CRA, échanges liés à l'exécution du service) : cinq (5) ans ;
• données et pièces à finalité comptable : dix (10) ans.

Pendant toute la durée d'utilisation active du compte freelance, les données sont conservées pour les besoins du service et des Clients ayant invité le freelance.

Les comptes freelances restés inactifs peuvent faire l'objet d'une suppression après vingt-quatre (24) mois d'inactivité, après information raisonnable lorsque cela est possible.

Certains documents de conformité peuvent être archivés selon des durées spécifiques imposées par la loi.

8. Droits des freelances

Conformément à la réglementation applicable, le freelance dispose des droits suivants :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition ;
• droit à la portabilité des données lorsque celui-ci est applicable.

Le freelance peut exercer ses droits en adressant sa demande à :

dpo@folkyn.com

Une pièce justificative pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

9. Cookies et données de connexion

Folkyn peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires :

• au fonctionnement de la plateforme ;
• à la sécurisation des connexions ;
• à la mesure d'audience et à l'amélioration des services.

10. Modification de la politique de confidentialité

Folkyn se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment afin notamment de se conformer aux évolutions légales, réglementaires ou techniques.

Les utilisateurs seront informés de toute modification substantielle par tout moyen approprié.