Cette ouverture internationale est un levier stratégique pour les entreprises, mais elle s'accompagne de règles que la majorité sous estiment : KYC adapté au pays, formulaire A1, TVA intracommunautaire, RGPD transfrontalier, risque d'établissement stable, sanctions internationales. Voici le guide complet pour les entreprises françaises qui collaborent avec des freelances établis hors de France.
Pourquoi le freelance étranger demande une vigilance particulière
Travailler avec un freelance basé à Lyon ou un freelance basé à Lisbonne, ce n'est pas la même histoire. Quatre risques spécifiques s'invitent dans la relation :
Risque fiscal : la présence régulière du freelance en France peut créer un "établissement stable" de son entreprise étrangère sur le territoire français
Risque social : le freelance doit cotiser dans son pays, sinon vous risquez le travail dissimulé
Risque juridique : sans clause de droit applicable et de juridiction, un litige peut basculer dans un cadre légal défavorable
Risque RGPD : si le freelance accède à des données personnelles, vous devez encadrer le transfert hors UE
Ces quatre dimensions structurent toute la démarche KYC pour un freelance étranger. La règle d'or : plus le pays est éloigné de la France juridiquement, plus la vigilance doit être renforcée.
Distinction préalable : freelance UE vs freelance hors UE
Avant tout, il faut distinguer deux univers très différents.
Dimension | Freelance UE | Freelance hors UE |
|---|---|---|
Régime social | Formulaire A1 | Document local équivalent |
TVA | Auto-liquidation | Pas de TVA française |
Signature électronique | Reconnaissance eIDAS | Vérification renforcée |
RGPD | Transfert libre | Décision d'adéquation ou CCT |
Droit applicable | Règlement Rome I | À définir contractuellement |
Si vous travaillez avec un freelance UE, la plupart des règles sont harmonisées. Hors UE, chaque pays a ses propres mécanismes et la vigilance doit être contractuelle.
Le KYC du freelance étranger : ce que vous devez collecter
Le socle KYC reste le même qu'avec un freelance français, mais les pièces changent.
Pour un freelance dans l'Union européenne
Pièce d'identité : passeport ou carte d'identité nationale en cours de validité
Document d'immatriculation équivalent au Kbis (Companies House au UK avant Brexit, Handelsregister en Allemagne, Registro Mercantil en Espagne, etc.)
Numéro de TVA intracommunautaire vérifié sur le VIES (système de l'UE)
Formulaire A1 ou attestation de rattachement à la sécurité sociale du pays d'origine
RIB au format IBAN/BIC pour le paiement SEPA
Attestation RC Pro locale pour les activités à risque
Pour un freelance hors Union européenne
Passeport valide
Certificat d'immatriculation ou équivalent (Business License aux États-Unis, Trade License au Canada, etc.)
Numéro fiscal local (Tax ID, EIN, etc.)
Document de régularité fiscale et sociale dans le pays d'origine
Coordonnées bancaires complètes (compte international, code SWIFT/BIC)
Vérification listes de sanctions (UE et OFAC américaine)
Pour le socle KYC général applicable à tout freelance, consultez notre article complet : Quels documents demander à un freelance.
Le formulaire A1 : indispensable pour les freelances UE
C'est le document le plus mal connu et pourtant le plus critique pour les freelances européens.
Définition
Le formulaire A1 est un certificat délivré par l'organisme de sécurité sociale du pays où le freelance est établi. Il atteste qu'il est rattaché à la sécurité sociale de ce pays et y paie ses cotisations.
Pourquoi c'est crucial pour vous
Sans A1, le freelance européen qui travaille pour une entreprise française est susceptible d'être considéré comme devant cotiser en France. Si la situation n'est pas régularisée, l'URSSAF peut considérer la prestation comme du travail dissimulé, avec solidarité financière côté donneur d'ordre.
C'est un peu l'équivalent de l'attestation de vigilance URSSAF, mais pour les pays UE.
Pour le détail de l'attestation de vigilance et des cas où elle ne peut pas être fournie, voir Attestation de vigilance URSSAF : tout comprendre.
Qui le demande et comment
C'est le freelance qui demande le A1 auprès de son organisme social local. La procédure varie par pays, mais le délai est généralement de quelques semaines. Vous devez exiger ce document avant le démarrage de la mission, pas après.
Le piège fiscal : l'établissement stable
C'est le risque le plus mal anticipé par les entreprises françaises qui collaborent avec des freelances étrangers.
De quoi parle-t-on
Si un freelance étranger exerce une activité significative et durable en France pour votre compte, l'administration fiscale française peut considérer que son entreprise étrangère dispose d'un établissement stable en France.
Conséquences potentielles :
L'entreprise du freelance devient redevable de l'impôt sur les sociétés en France sur les bénéfices réalisés au titre de cette activité
Obligations déclaratives en France (TVA, IS, paye)
Responsabilité accrue pour vous en tant que cocontractant
Les critères à surveiller
Selon les conventions fiscales bilatérales (modèle OCDE article 5), l'établissement stable est généralement caractérisé par :
Une installation fixe d'affaires sur le territoire français (bureau dédié, présence régulière dans vos locaux)
Une durée d'activité significative (typiquement plus de 6 à 12 mois selon les conventions)
Une dépendance économique importante (le freelance ne travaille presque que pour vous)
Comment limiter le risque
Limiter la présence physique en France
Préférer le travail à distance ou les déplacements ponctuels
Diversifier les clients du freelance
Cadrer la mission par projet, pas par poste permanent
Sur le risque connexe de subordination et de requalification, qui se cumule souvent avec le risque d'établissement stable : Requalification freelance en CDI.
TVA et facturation : ce que change l'international
La règle dépend du statut TVA de votre freelance et de sa localisation.
Freelance dans l'UE (B2B)
La facture est émise hors taxes (HT)
Vous appliquez l'auto-liquidation de la TVA en France
Mention obligatoire sur la facture : "Auto-liquidation de la TVA, article 196 directive 2006/112/CE"
Numéros de TVA des deux parties affichés
Vérifiez le numéro de TVA intracom du freelance sur VIES avant la première facture
Freelance hors UE
La facture est émise hors taxes, sans mention de TVA française
Pas d'auto-liquidation à effectuer
Vérifiez que le freelance déclare bien son chiffre d'affaires dans son pays
Cas particulier : freelance UE en franchise de TVA
Certains pays ont des seuils de franchise de TVA assez élevés. Si votre freelance est en franchise, il doit quand même demander un numéro de TVA intracommunautaire pour les prestations hors de son pays. Sinon votre facturation devient incohérente.
Le contrat international : les clauses spécifiques
Un contrat de prestation classique ne suffit pas pour l'international. Quatre clauses critiques à ajouter.
1. Droit applicable
Selon le Règlement Rome I, vous pouvez choisir librement le droit applicable. Préférez le droit français pour rester en terrain connu. Sans clause, le juge applique le droit du pays du prestataire.
2. Juridiction compétente
Désignez le tribunal compétent. Tribunal de commerce de Paris (ou de votre siège) est un choix sain pour une entreprise française. Vous pouvez aussi prévoir une clause d'arbitrage CCI Paris pour les enjeux importants.
3. Langue du contrat
Si le contrat est bilingue, précisez quelle version fait foi en cas de litige. Sans cette mention, l'ambiguïté peut servir à votre adversaire.
4. Modalités de paiement
Devise de facturation (idéalement euro)
Délai de paiement
Mode de paiement (SEPA pour UE, SWIFT pour hors UE)
Répartition des frais bancaires (clause OUR / SHA / BEN)
Pénalités de retard
Pour les bases du contrat de prestation et la distinction avec le contrat cadre : Contrat cadre vs contrat de prestation de service.
La signature électronique transfrontalière
Au sein de l'UE
Le règlement eIDAS garantit la reconnaissance mutuelle des signatures électroniques entre tous les États membres. Une signature avancée valide en France l'est aussi en Allemagne, en Espagne ou en Pologne.
Pour un contrat avec un freelance UE, une signature électronique avancée est suffisante.
Hors UE
eIDAS ne s'applique pas. La signature électronique reste valable, mais sa valeur probatoire dépend du droit applicable au contrat. Pour limiter les risques :
Préférez une signature qualifiée (présomption de fiabilité)
Vérifiez que votre prestataire de signature est listé dans la Trust List européenne
Documentez l'identité du signataire (KYC vidéo si possible)
Tout sur la signature électronique et les niveaux eIDAS : C'est quoi une signature électronique.
RGPD et transfert de données hors UE
C'est le sujet le plus négligé alors que les sanctions y sont les plus lourdes : jusqu'à 4% du chiffre d'affaires mondial ou 20 millions d'euros, selon le plus élevé.
Si le freelance est dans l'UE
Le transfert de données personnelles est libre. Aucune formalité spécifique au delà du contrat de sous traitance article 28 RGPD.
Si le freelance est hors UE
Vous devez encadrer le transfert. Trois cas possibles.
Cas A : pays sous décision d'adéquation de la Commission européenne
Le transfert est libre. Pays concernés actuellement : Royaume-Uni, Suisse, Canada (organismes commerciaux), Japon, Corée du Sud, Israël, États-Unis (sous Data Privacy Framework), et quelques autres.
Cas B : pays sans décision d'adéquation
Vous devez signer des Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne. Ces clauses sont des annexes contractuelles standardisées qui offrent un niveau de protection équivalent au RGPD.
Cas C : transfert ponctuel et limité
Possibilité de recourir aux dérogations de l'article 49 (consentement explicite, exécution du contrat). À utiliser avec parcimonie.
En pratique
Si votre freelance hors UE accède à des données clients, des CV, des emails ou des données utilisateurs, un addendum RGPD avec CCT est indispensable. C'est l'élément que la CNIL regarde en premier en cas de contrôle.
Paiements internationaux : SEPA, SWIFT et alternatives
SEPA (Europe + quelques pays additionnels)
Virement euro
Délai 1 jour ouvré
Frais minimes
IBAN/BIC requis
Couvre l'UE plus Royaume-Uni, Suisse, Norvège, Liechtenstein, Islande, Monaco, San Marino, Andorre, Vatican
SWIFT (hors zone SEPA)
Multi devises
Délai 1 à 5 jours
Frais variables (15 à 50 € selon banque)
Codes BIC/SWIFT requis
Clause OUR/SHA/BEN à préciser pour répartir les frais
Alternatives
Wise Business, Revolut Business, Payoneer offrent des taux de change proches de l'interbancaire et des frais réduits. À considérer pour les paiements récurrents à des freelances hors zone euro.
Justificatifs à conserver
Avis de virement bancaire
Facture du freelance avec mention de la TVA (ou auto-liquidation)
Justificatif de change si paiement en devise
Les sanctions internationales : la vérification que tout le monde oublie
Avant de payer un freelance étranger, vous devez vérifier qu'il n'est pas sur une liste de sanctions internationales. Sinon vous risquez :
Le gel de votre paiement par votre banque
Des sanctions pénales (jusqu'à 5 ans d'emprisonnement et 750 000 € d'amende en France pour violation de mesures de gel des avoirs)
La réputation de votre entreprise
Les listes à consulter
Liste de sanctions UE (sanctionsmap.eu)
Liste OFAC (États-Unis)
Liste française du Trésor (gels d'avoirs nationaux)
Listes ONU (sanctions Conseil de sécurité)
Les pays à vigilance renforcée
Russie, Biélorussie, Iran, Corée du Nord, Syrie, Cuba (selon flux), certaines régions sous tutelle. La liste évolue régulièrement avec l'actualité géopolitique.
Checklist KYC freelance UE
Vérifier le numéro TVA sur VIES
Demander la pièce d'identité et le document d'immatriculation
Demander le formulaire A1
Préparer un contrat avec droit applicable français
Signature électronique avancée eIDAS
Auto-liquidation TVA sur les factures
Suivre la durée et la présence en France pour éviter l'établissement stable
Paiement SEPA
Renouvellement régulier du A1 et contrôle annuel
Checklist KYC freelance hors UE
Vérifier les listes de sanctions internationales
Demander le passeport et le certificat d'immatriculation
Demander une attestation fiscale et sociale locale
Ajouter les CCT RGPD si traitement de données personnelles
Signature qualifiée recommandée
Facturation hors taxes
Suivre la durée et la présence en France
Paiement SWIFT ou solution alternative type Wise ou Revolut
Documents à renouveler annuellement
Les 5 erreurs fréquentes à éviter
Croire que les règles françaises s'appliquent partout. Le droit du travail, la fiscalité, la sécurité sociale du freelance dépendent du pays où il est établi, pas de la France.
Skipper le formulaire A1 pour un freelance UE. Sans A1, vous risquez la même solidarité financière qu'avec un freelance français sans attestation de vigilance.
Faire venir le freelance étranger trop longtemps en France. Plusieurs mois de présence régulière dans vos locaux peuvent créer un établissement stable de son entreprise en France, avec des conséquences fiscales lourdes.
Transférer des données personnelles sans CCT. Si votre freelance hors UE accède à des données clients ou utilisateurs sans encadrement contractuel, vous êtes en infraction RGPD.
Payer sans vérifier les listes de sanctions. Un virement à une personne sanctionnée peut vous valoir des poursuites pénales, même si vous étiez de bonne foi.
FAQ
Faut-il un contrat différent pour un freelance étranger ?
Pas un contrat radicalement différent, mais un contrat enrichi des clauses spécifiques (droit applicable, juridiction, langue, modalités de paiement, RGPD). La structure générale reste la même qu'un contrat de prestation classique.
Comment vérifier le numéro de TVA d'un freelance européen ?
Sur l'outil officiel VIES de la Commission européenne. Saisissez le pays et le numéro, l'outil confirme la validité en quelques secondes. Conservez la preuve de la vérification.
Mon freelance est dans un pays sous sanctions, que faire ?
Si la personne ou l'entité est explicitement listée, le paiement est interdit. Si seul le pays est sous sanctions sectorielles, vérifiez si l'activité du freelance entre dans le périmètre. En cas de doute, consultez un avocat spécialisé en droit international.
Quelle juridiction choisir en cas de litige international ?
Le tribunal de commerce du siège de votre entreprise française est le choix standard. Pour les enjeux importants, l'arbitrage CCI (Chambre de commerce internationale) est une alternative efficace, plus rapide et moins coûteuse qu'une procédure longue à l'étranger.
Le freelance étranger peut-il signer électroniquement le contrat ?
Oui. Au sein de l'UE, eIDAS garantit la reconnaissance mutuelle. Hors UE, la signature électronique reste valable mais privilégiez le niveau qualifié pour bénéficier de la présomption de fiabilité.
Que faire si un freelance hors UE traite des données personnelles européennes ?
Signez un addendum RGPD intégrant les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne. Limitez l'accès aux données strictement nécessaires à la mission. Documentez les flux et la conformité dans votre registre de traitement.
Comment limiter le risque d'établissement stable ?
Préférez le télétravail, limitez la présence physique en France à des déplacements ponctuels, diversifiez la clientèle du freelance, cadrez chaque mission par un contrat distinct, évitez de l'inscrire dans une équipe pérenne.
Un freelance peut-il refuser le formulaire A1 ?
Un freelance européen régulier obtient le formulaire en quelques semaines. Un refus ou une incapacité à le fournir est un signal d'alerte sur sa situation administrative dans son pays.
Que faire si le pays du freelance n'a pas de décision d'adéquation RGPD ?
Vous devez signer les Clauses Contractuelles Types et idéalement effectuer un transfer impact assessment (analyse d'impact sur les transferts) pour vérifier que la législation locale n'expose pas les données à des accès gouvernementaux disproportionnés.
En résumé
Travailler avec un freelance étranger ouvre des opportunités majeures, mais demande une discipline KYC renforcée. Trois principes structurent votre démarche :
Adapter les exigences au pays : socle KYC enrichi du formulaire A1 pour l'UE, vérification des sanctions internationales pour le hors UE
Cadrer juridiquement le contrat : droit applicable, juridiction, langue qui fait foi, RGPD si données personnelles
Anticiper les pièges fiscaux et sociaux : limiter la présence physique en France pour éviter l'établissement stable, vérifier la régularité sociale dans le pays d'origine
Plus votre process est rigoureux, plus vous transformez la flexibilité internationale en avantage compétitif sans exposer votre entreprise à des risques que les sanctions peuvent rendre lourds.
Pour aller plus loin, retrouvez l'ensemble du cluster freelance Folkyn, du KYC général (Quels documents demander à un freelance) à la conformité contractuelle (Pourquoi signer un contrat avec son freelance) en passant par la requalification (Requalification freelance en CDI).